Vie Privée RGPD

POLITIQUE D’UTILISATION DES DONNÉES AU SEIN DE L’ACNV-BF asbl

Association pour la Communication Non Violente en Belgique Francophone

Version 2018 09

Notre association étant installée dans l’Union européenne (UE), le Règlement général sur la protection des données (RGPD) s’applique aux données personnelles que nous traitons.

Nous utilisons le consentement comme fondement juridique pour traiter ces données, votre consentement étant donné librement, en étant précis, éclairé et univoque.

Nous expliquons clairement ici l’utilisation que vous faisons de ces données personnelles.

Constitution de la base de données des contacts :

1°) Actuellement, toute personne reprise dans la liste de nos contacts, a été inscrite sur cette liste suite :

  • À une demande explicite de sa part par courrier postal ou par e-mail des informations que transmet l’ASBL
  • À une demande explicite de sa part par appel téléphonique des informations que transmet l’ASBL
  • Au complètement par ses soins d’un feuillet d’inscription dont modèle ci-dessous lors d’un de nos événements (salons, conférences, ateliers, stages organisés par soit par nous-mêmes soit par un formateur certifié ou un transmetteur CNV en lien avec l’association) :

Au complètement du formulaire de contact du site de l’association : www.cnvbelgique.be pour recevoir la Newsletter de l’association en fournissant : nom, prénom et adresse mail.

2°) Les données qui nous ont été fournies sont actuellement traitées de la manière suivante :

Un fichier Excel reprenant les paramètres suivants… :

Base de données ACNV-BF ASBL

Rubrique Mode complètement
1 Nom suivant format
2 Prénom suivant format
3 Adresse (rue, n°) suivant format
4 Code postal suivant format
5 Localité suivant format
6 Pays
7 e-mail 1 suivant format
8 e-mail 2 suivant format
9 Tél. fixe suivant format
10 GSM suivant format
11 Origine choix parmi mots
(site – (demande) infos – salon (/conférence) – librairie – formation – relation – FC – groupe de pratique  – autre/inconnue)
12 Date de naissance MM/JJ
13 N° national 11 chiffres
14 Formateur certifié 1/0
15 Membre Cercle Afrique 1/0
16 Membre Cercle Education 1/0
17 Membre Girafeco 1/0
18 Responsable Groupe de pratique 1/0
19 Transmetteur (autre) 1/0
20 Donateur 1/0
21 Membre CO 1/0
22 Membre CA 1/0
23 Type de membre choix parmi mots
(effectif – adhérent – honneur)
24 Bénévole 1/0
25 Sympathisant 1/0
26 Donateur 1/0
27 Fournisseur 1/0
28 cotisation avant 2015 1/0
29 Cotisation 2015 1/0
30 cotisation 2016
31 refus envoi NewsLetter 1/0
32 Autorisation utilisation photo-video 1/0
33 Commentaire texte

…est régulièrement complété et mis à jour manuellement sur base des données reçues et des informations connues (ex : une personne devenant membre effectif, son paramètre « type de membre » va être actualisé) par la personne ayant ce rôle de mise à jour au sein de l’association.

L’intitulé du fichier reprend sa date de mise à jour ex : ContACt-NV(2018-05-25).xlsx

Utilisation des données des contacts :

3°) Le fichier Excel dont question ci-dessus (2°) n’est à disposition que des membres responsables (administrateurs et équipe opérationnelle) de l’association étant amenés à le consulter à l’usage strict de l’association et à ceux qui ont un rôle opérationnel de communication comme décrit ci-dessous (points 4° et 5°).

Chaque membre responsable s’est engagé à une absolue confidentialité à propos de ces données et à n’en faire aucun usage hors du cadre de l’association. 

Le fichier est stocké sur le Google Drive de l’Association uniquement accessible à ces mêmes personnes.

Pour les règles de confidentialité en lien avec Google Drive : voir :  https://www.google.com/policies/privacy/

4°) En fonction du «statut » de la personne (physique ou morale) (rubriques 14 à 27)… :

Formateur certifié
Membre Cercle Afrique
Membre Cercle Education
Membre Girafeco
Responsable Groupe de pratique
Transmetteur (autre)
Donateur
Membre CO
Membre CA
Type de membre
Bénévole
Sympathisant
Donateur
Fournisseur    

…des e-mails individuels ou groupés en lien avec ce statut sont envoyés occasionnellement aux personnes concernées (ex : invitation aux assemblées générales des membres – informations données aux responsables des groupes de pratique en lien avec leur présence sur le site de l’association – …).

Pour les personnes ayant donné leur n° de téléphone et qui sont dans un échange via convention ou autre avec l’association, occasionnellement aussi et parfois pour des questions opérationnelles urgentes, un contact personnalisé sera pris par un membre responsable de l’association via téléphone.

5°) Pour ce qui est de l’envoi des Newsletter :

A partir du fichier décrit au 2°) actualisé, un fichier réduit est créé pour chaque envoi, avec uniquement les contacts ayant accepté l’envoi de Newsletter ( rubrique 31 : 0) reprenant Nom, Prénom et adresse mail.

Ce fichier réduit est utilisé comme « choix de liste des envois » lors de l’envoi de la Newsletter via MailChimp.

La fréquence de ces envois est de 3 à 4 fois par an.

Pour les spécificités des envois via MailChimp voir : section 20 de leurs Conditions d’utilisation, et section 5.E.(ii) de leur Politique de confidentialité

6°) Tout envoi de mail (individualisé ou par MailChimp) prévoit la possibilité de se désinscrire de la liste des contacts.

Cette désinscription sera prise en compte via la mise à jour du fichier Excel dont question au 2°)

7°) Pour tout changement de notre politique en matière de traitement des données personnelles, une information sera envoyée par courrier ou publipostage via leurs adresses e-mails à nos contacts.